Poslovnik o radu u skladu s § 8 odl. 2 LkSG
I. Uspostava i svrha žalbenog postupka
Tvrtka Miele uspostavila je odgovarajući postupak za pritužbe u skladu s § 8 LkSG. Žalbeni postupak omogućuje ljudima da ukažu na rizike za ljudska prava i okoliš te kršenja ljudskih prava ili obveza vezanih uz okoliš proizašle iz gospodarskih aktivnosti tvrtke u vlastitom poslovnom području ili izravnog ili neizravnog dobavljača.
II. Odgovornost i pristup
Žalbeni postupak vodi vanjski odvjetnik od povjerenja (ombudsman), kojem se može pristupiti na sljedeći način:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
Telefon: +49 521 557 333 0 / Mobilni telefon: +49 151 58230321
E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de
Platforma za kontakt: www.report-tvh.com
Službena stranica: www.thielvonherff.de
Odvjetnik od povjerenja djeluje kao samostalni i neovisni odvjetnik. Nepristran je i ne podliježe nikakvim uputama tvrtke u vezi s rukovanjem sadržajem. Odvjetnik od povjerenja dužan je čuvati povjerljivost. Po želji će čuvati povjerljivost identiteta osobe koja daje podatke.
III. Žalbeni postupak
Odvjetnik od povjerenja zaprima pritužbu i po potrebi razgovara s osobom koja je dostavila informaciju. U svakom slučaju, osoba koja daje informacije dobit će potvrdu primitka.
Odvjetnik od povjerenja provjerava radi li se možda o povredi obveze u smislu LkSG ili o povredi drugih zakona ili internih pravila. Ako za navedeno postoji dovoljno dokaza, isti će činjenice koje su mu dostavljene u prihvatljivom obliku proslijediti tvrtki na istragu, pri čemu je operativna provedba u nadležnosti odjela za usklađenost. Odvjetnik od povjerenja ne provodi sam istragu kako ne bi ugrozio svoju neutralnost.
Tvrtka istražuje prijavu u skladu sa zakonom i internim pravilima te vodeći računa o interesima svih uključenih. Pregled treba obaviti brzo i bez većih smetnji.
S pojedincima pogođenim istragom mora se postupati pošteno i s poštovanjem. Pretpostavka nevinosti odnosi se na sve pogođene. Pravo na saslušanje mora biti odobreno. Stoga će oni na koje se dojava odnosi biti obaviješteni o primljenoj dojavi što je prije moguće i upoznati s njihovim pravima na informaciju i ispravak. Međutim, ako postoji ozbiljan rizik da će obavijest ugroziti istragu po dojavi, obavijest se može odgoditi do završetka istrage ili dok rizik ne nestane.
Pravnu procjenu činjenica koje se istražuju i određivanje prikladnih mjera za otklanjanje i sprječavanje nepravilnog poslovanja provodi tvrtka, koja se u tu svrhu može posavjetovati s odvjetnikom od povjerenja. Mjere mogu uključivati, na primjer, odgovarajući građanski pravni postupak ili uključivanje nadležnog tijela. Čak i ako u konkretnom slučaju nisu utvrđene povrede, prijedlozi za izmjene radnih i poslovnih procesa, kao i izmjene organizacijskih propisa i propisa ponašanja mogu biti prikladni.
Osoba koja daje informacije može u svakom trenutku dobiti informacije o statusu predmeta od svog odvjetnika od povjerenja. Povratnu informaciju o postupanju po prijavi dobit će tri mjeseca nakon primitka prijave. Najkasnije nakon završetka procesa, odvjetnik od povjerenja će obavijestiti osobu koja je podnijela prijavu o rezultatu, u mjeri u kojoj je to zakonski dopušteno.
IV. Zaštita zviždača
Osoba koja daje podatke općenito je zaštićena od diskriminirajućih ili disciplinskih mjera. Bilo kakav čin odmazde usmjeren protiv iste neće se tolerirati. Ako postoje naznake odmazde protiv osoba koje su dale informacije, potrebno je odmah kontaktirati odvjetnika od povjerenja.
Ako je odvjetnik od povjerenja osigurao povjerljivost osobi koja daje podatke, neće otkriti njeno ime i identitet tvrtki ili trećim stranama bez njezinog pristanka. Ako odvjetnik od povjerenja bude saslušan kao svjedok u kaznenom, građanskom ili drugom postupku, otkrit će ime i identitet osobe koja daje podatke samo ako mu je to dopušteno u pisanom obliku i od osobe i od tvrtke.
Želja osobe koja daje podatke da zaštiti svoj identitet u suprotnosti je s interesom osoba na koje se podaci odnose u otkrivanju činjenica. Ovo je još jedan razlog zašto se neće tolerirati svjesna zlouporaba mogućnosti podnošenja pritužbi i savjeta. Odvjetnik od povjerenja trebao bi obavijestiti osobu koja daje informacije u prvom razgovoru da bi, ako se postupak pritužbe namjerno zlorabi, njezin identitet mogao biti otkriven tvrtki.
V. Zaštita podataka
Usklađenost sa zakonskim zahtjevima za čuvanje i propisima o zaštiti podataka osigurava odvjetnik od povjerenja. Prikupljeni osobni podaci ograničeni su na informacije o identitetu, funkciji i kontaktne podatke osoba koje daju informacije i osoba na koje se informacije odnose, kao i druge osobne podatke koji su prijeko potrebni za obradu predmeta. Osim toga, pohranjuju se samo prijavljene činjenice, informacije o obradi, praćenje izvješća i izvješća o ispitivanju.
Rok čuvanja osobnih podataka prikupljenih u sklopu prijava i istraga je dva mjeseca nakon završetka istraga. Taj se rok sukladno tome produžuje ako nakon završetka istrage slijedi stegovni ili pravni postupak ili drugi sporovi za koje se podaci moraju koristiti.
Službenik za zaštitu podataka redovito provjerava usklađenost žalbenog postupka sa zaštitom podataka.
VI. Učinkovitost žalbenog postupka
Učinkovitost žalbenog postupka provjerava se jednom godišnje i prema potrebi, primjerice ako tvrtka mora očekivati značajno promijenjenu ili značajno povećanu situaciju rizika u vlastitom poslovnom području ili kod svog izravnog dobavljača, primjerice zbog uvođenja novih proizvode, projekte ili novo poslovno područje.